Tramita Fácil

Orientações ao pesquisador sobre tramitação de novos Convênios Tripartite de Pesquisa

Uma vez que a captação do projeto tenha sido assegurada, seja através de aprovação em edital de Agência de Fomento ou através de negociação direta com o financiador (concedente), recomendamos seguir os seguintes passos:

1. Interação com a SINOVA

Apenas nos casos em que o projeto envolva a geração de Propriedade Intelectual (PI) é necessária a interação com a Secretaria de Inovação da UFSC (SINOVA) para definir o modelo de apropriação da PI entre a UFSC e a concedente. Projetos contratados com a FINEP ou PETROBRAS já têm modelos pré-aprovados que não precisarão desse passo.

2. Definição da Fundação de Apoio

Se ainda não tiver sido definida, uma Fundação de Apoio deve ser escolhida. É uma livre escolha do coordenador.

3. Plano de trabalho e orçamento

Neste ponto, normalmente o plano de trabalho do projeto e seu orçamento já estão definidos. Na ausência de um modelo imposto pelo concedente (financiador), o site contém um modelo de plano de trabalho que recomendamos. Ele contém as informações necessárias para o trâmite jurídico. Igualmente, se não houver imposição do concedente, há no site um modelo de planilha orçamentária apresentado na forma de uma planilha do Excel com vários recursos de automação para facilitar o seu preenchimento, formatação e para gerar documentos PDF.

4. Preenchimento do SIGPEX

O coordenador deve preencher o SIGPEX com os dados do projeto. Objetivos, resumo, datas, caracterização, dados, composição da equipe, orçamento resumido são alguns dos dados que devem ser informados. Devem ser previstas taxas e ressarcimentos institucionais em atendimento à Resolução de Pesquisa e às práticas do departamento. Há campos específicos para anexar versões PDF do plano de trabalho e da planilha orçamentária detalhada. Documentos da empresa (privada ou pública) devem também ser anexados ao SIGPEX. Veja no site quais são os documentos necessários.

5. Aprovação pelo Departamento

A aprovação do projeto é feita pelo chefe do departamento com a anuência do coordenador de pesquisa.

6. Preparação de documentos para o trâmite jurídico

Uma vez aprovado pelo departamento, documentos relativos ao projeto devem ser preparados para serem encaminhado para a Fundação de Apoio escolhida. Sempre que cabível, os modelos de documentos estabelecidos pelo programa Tramita Fácil devem ser seguidos. Particularidades ou exigências da concedente podem levar à adoção de modelos de documentos distintos.

Os documentos a serem elaborados são:

1. Memorando de Encaminhamento (Formalização da Solicitação). Ele pode ser automaticamente gerado pelo SIGPEX ou, alternativamente, ser adotado um dos modelos disponíveis no site Tramita Fácil. Os dados necessários devem estar corretamente preenchidos e o formulário assinado pelo coordenador.
2. Síntese do Projeto. É gerada automaticamente pelo SIGPEX. Contém os principais elementos que são observados nas várias instâncias por onde o processo tramitará.
3. Minuta do Convênio. É o instrumento contratual que será assinado pelas partes. Deve estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. Se forem feitas modificações em relação ao modelo Tramita Fácil a minuta perderá o selo “TF”. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC etc).
4. Plano de Trabalho. Descreve as atividades e resultados previstos no projeto. É parte integrante da Minuta do Convênio (Anexo I). Deve preferencialmente estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC etc).
5. Planilha Orçamentária. Apresenta os itens de despesa para os quais estão previstos valores. É parte integrante da Minuta do Convênio (Anexo II). Deve preferencialmente estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. Os percentuais aplicados de taxas e ressarcimentos, quando cabíveis, devem ser claramente indicados. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC etc).
6. Documentos das Empresas. Devem ser digitalizados os documentos da entidade interna e dos seus dirigentes necessários para a assinatura do Convênio. O site Tramita Fácil contém a relação completa dos documentos envolvidos nos casos de empresas públicas e de empresas privadas.

7. Contato e entrega para a Fundação de Apoio

Quando os documentos estiverem prontos, deve ser feito contato com a Fundação de Apoio escolhida. Ela examinará cada documento e apontará, caso exista, revisões ou complementações necessárias. A Fundação de Apoio está orientada a somente dar segmento ao processo se todos os documentos estiverem em ordem. Estando tudo em conformidade, a Fundação de Apoio dará início ao trâmite jurídico inserindo os documentos no SPA na ordem padronizada.

Após o processo ter sido iniciado no SPA ele será verificado pelo DPC/PROAD. Eventuais revisões ou complementações poderão vir a ser solicitadas à Fundação de Apoio que, caso necessário, poderá vir a recorrer ao coordenador do projeto.