Tramita Fácil

Orientações para as Fundações sobre tramitação de novos Convênios Tripartite de Pesquisa

Recomendamos seguir os seguintes passos:

1. Verificar os Documentos

Após ter acordado o plano de trabalho e o orçamento com a concedente, o coordenador do projeto já deverá ter providenciado o seguinte:

1. Interação com a SINOVA visando estabelecer o modelo de tratar questões relacionadas com a Propriedade Intelectual, caso o projeto tenha essa componente.
2. Definição da Fundação de Apoio que estará gerindo o projeto.
3. Preenchimento do SIGPEX com os dados do projeto, incluindo a composição da equipe, o plano de trabalho e o orçamento do projeto, que deve prever as taxas e ressarcimentos institucionais em atendimento à Resolução de Pesquisa e às práticas do departamento.
4. Aprovação do projeto pelo departamento feita através do SIGPEX.

A relação, a descrição e os modelos dos documentos necessários para dar início à tramitação estão disponíveis em http://tramitafacil.ufsc.br/novo-convenio-de-pesquisa/. A completude e a adequação do modelo e conteúdo de cada documento precisam ser verificadas pela Fundação. Sempre que cabível, os modelos de documentos estabelecidos pelo programa Tramita Fácil devem ser seguidos. Particularidades ou exigências da concedente podem levar à adoção de modelos de documentos distintos. Os documentos a serem verificados são:

1. Memorando de Encaminhamento (Formalização da Solicitação). É necessário verificar se está em conformidade com o modelo gerado automaticamente pelo SIGPEX ou, alternativamente, com um dos modelos disponíveis no site Tramita Fácil. Os dados necessários devem estar corretamente preenchidos e o formulário assinado pelo coordenador.
2. Síntese do Projeto. É gerada automaticamente pelo SIGPEX.
3. Minuta do Convênio. Deve estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. Se forem feitas modificações no modelo Tramita Fácil a minuta perderá o selo “TF”. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC, etc).
4. Plano de Trabalho. Deve preferencialmente estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC, etc).
5. Planilha Orçamentária. Deve preferencialmente estar em conformidade com o modelo Tramita Fácil disponível no site. Pode ser usada a versão detalhada ou, opcionalmente, a versão resumida. Os percentuais aplicados de taxas e ressarcimentos, quando cabíveis, devem ser claramente indicados. O modelo adotado pela concedente será usado quando não houver outra opção (são exemplos projetos assinados com a FINEP, PETROBRAS, CELESC, etc).
6. Documentos das Empresas. Deve ser verificado se foram reunidos os documentos necessários para a assinatura do Convênio. O site Tramita Fácil contém a relação completa dos documentos necessários.

2. Corrigir e complementar

Quando ausências ou não-conformidades forem detectadas nos documentos, a Fundação deve interagir com o coordenador para corrigir ou complementar o que for necessário. A Fundação poderá se valer do presente documento para justificar ao coordenador a necessidade de estar com a documentação em ordem para que a tramitação possa se dar de forma rápida. Não podem ser iniciados processos que não estejam com a documentação em conformidade.

3. Inserir documentos no SPA

Uma vez que todos os documentos tenham sido verificados e estejam em conformidade com os padrões estabelecidos no programa Tramita Fácil, um processo deve ser aberto no SPA/UFSC pela Fundação. Os documentos devem estar todos no formato “pdf”. A ordem de inserção no SPA deve ser a seguinte:

1. Memorando de Encaminhamento (Formalização da Solicitação)
2. Síntese do Projeto (gerada pelo SIGPEX)
3. Minuta do Convênio
4. Anexo I – Plano de Trabalho
5. Anexo II – Planilha Orçamentária
6. Documentos da Empresa (pública ou privada)

Adicionalmente a Fundação de Apoio deve inserir no SPA os seguintes documentos, que devem estar dentro da data de validade no momento da inserção:

7. SICAF/SIASG da Fundação de Apoio
8. Ato Constitutivo da Fundação de Apoio
9. Registro de credenciamento no MEC e MCTIC da Fundação de Apoio

4. Encaminhar processo para DPC/PROAD

Após recebido o processo, o DPC/PROAD fará a avaliação da conformidade e completude dos documentos inseridos pela Fundação de Apoio e dará encaminhamento ao processo. Em casos de não conformidade o processo será devolvido à Fundação para providências corretivas.

5. Registrar na Planilha de Acompanhamento

A Fundação de Apoio deve então registrar suas impressões relativas ao processo na Planilha de Acompanhamento (http://tramitafacil.ufsc.br/piloto). Essas informações são fundamentais para aperfeiçoamentos do processo.